Universitas Bengkulu (Unib) terus mempercepat langkah transformasi layanan menuju perguruan tinggi yang unggul, berbudaya, dan berdaya saing internasional. Salah satu strategi yang ditempuh adalah menjajaki adopsi inovasi tata naskah dinas elektronik yang telah dikembangkan Universitas Terbuka (UT) sebagai bagian dari penguatan tata kelola administrasi digital yang efisien, transparan, dan terintegrasi.
Pimpinan Unib saat benchmarking ke UT dan disambut hangat pimpinan UT Bengkulu.(foto:hms1)
Upaya tersebut diwujudkan melalui kunjungan benchmarking pimpinan Unib ke UT pada Rabu (4/3/2026). Rombongan Unib dipimpin Wakil Rektor II Bidang Keuangan dan Umum, Dr. Yulian Fauzi, S.Si, M.Si, didampingi Plt. Kepala Biro Perencanaan, Keuangan dan Umum Drs. Jalaludin, Kepala UPA TIK Funny Farady Coeastera, S.Kom, MT, Kepala Bagian Umum Mariani, SE, M.Ak, Ketua Tim Kerja Tatalaksana dan Humas Sri Ramdhani Hakim, S.Pd, serta staf terkait.
Kehadiran delegasi Unib disambut hangat oleh jajaran pimpinan UT, antara lain Direktur UT Bengkulu Anton Robiansyah, SE, M.Ak, Manager Tatalaksana dan Keprotokolan UT Sigit Purnomo, ST, MM, Manajer Perencanaan dan Pengembangan Bisnis dan Investasi UT Dr. Abdurrahman Rahim Thaha, dan Tim Pengembang Tata Kelola Digital UT Radhitya Bayu Alafima, S.TP.
Dalam sesi diskusi, rombongan Unib juga memperoleh apresiasi dari Rektor UT, Prof. Dr. Ali Muktiyanto, S.E, M.Si, yang diwakili Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Umum, Dr. Adrian Sutawijaya, S.E, M.Si, yang terhubung secara daring melalui Zoom.
Pimpinan UT menyambut baik dan mengapresiasi benchmarking dilakukan pimpinan Unib.(foto:hms1)
Wakil Rektor II Unib, Dr. Yulian Fauzi, menjelaskan bahwa benchmarking ini merupakan tindak lanjut arahan Rektor Unib untuk memperkuat transformasi digital dalam tata kelola administrasi.
“Kami ingin mempelajari bahkan mengadopsi praktik baik transformasi digital dalam pengelolaan administrasi, korespondensi, dan tata kelola dokumen secara elektronik yang efisien, aman, dan terintegrasi, sebagaimana yang telah diterapkan dan dikembangkan di UT,” ujarnya.
Menurutnya, transformasi layanan administrasi berbasis digital bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan strategis. Sistem yang terintegrasi dan paperless dinilai mampu meningkatkan efisiensi, mempercepat disposisi, sekaligus mendukung tata kelola yang ramah lingkungan dan berkelanjutan.
“Melalui benchmarking ini, kami dapat melihat secara langsung implementasi sistem di UT, sekaligus menjajaki kerja sama intensif agar inovasi tata kelola administrasi digital tersebut dapat dikembangkan di Unib,” tambahnya.
Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Umum UT, Dr. Adrian Sutawijaya, menyambut baik inisiatif Unib. Ia menilai kolaborasi antarperguruan tinggi dalam pengembangan inovasi tata kelola administrasi merupakan langkah strategis untuk meningkatkan kualitas layanan pendidikan tinggi di Indonesia.
“Kami menyambut baik kunjungan ini. Sinergi dan kolaborasi pengembangan inovasi tata kelola administrasi perkantoran diharapkan dapat berkontribusi terhadap peningkatan mutu layanan perguruan tinggi,” ungkapnya.
Ia juga menambahkan bahwa komunikasi informal terkait rencana pengembangan digitalisasi administrasi terintegrasi di Unib telah dilakukan sebelumnya. Benchmarking ini diharapkan menjadi langkah konkret menuju kerja sama berkelanjutan yang berdampak pada kemajuan pendidikan tinggi, khususnya di Bengkulu.
Perwakilan UT menjelaskan tentang Aplikasi PANUTAN dan tahapan adopsi inovasi administrasi digital.(hms1)
Aplikasi PANUTAN Dorong Efisiensi dan Paperless
Pada sesi paparan, tim UT mempresentasikan sejumlah inovasi layanan administrasi digital, salah satunya Aplikasi PANUTAN (Portal Aplikasi Naskah Dinas UT dan Administrasi Perkantoran). Aplikasi ini merupakan bagian dari sistem terintegrasi Bionic Office Integration System (BOIS) yang berfokus pada digitalisasi naskah dinas dan tata kelola perkantoran.
Melalui PANUTAN, proses surat-menyurat dan pengelolaan dokumen yang sebelumnya konvensional kini bertransformasi menjadi sistem digital terpadu dalam satu pintu layanan. Sistem ini juga dilengkapi fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang memungkinkan proses penandatanganan dokumen dilakukan secara digital dan sah, sehingga mempercepat alur birokrasi.
“Dengan PANUTAN, efisiensi waktu dan biaya dalam pelayanan administrasi dapat ditingkatkan. Proses menjadi lebih cepat, akurat, dan sepenuhnya paperless,” jelas perwakilan UT.
Pimpinan Unib dan pimpinan UT saling bertukar cindera mata dan foto bersama.(foto:hms1)
Lebih lanjut dipaparkan, sejumlah perguruan tinggi telah menjalin kerja sama dengan UT untuk mengadopsi sistem tersebut dan mulai merasakan manfaatnya. Tahapan adopsi dimulai dari inisiasi dan komunikasi antar pimpinan, dilanjutkan identifikasi kebutuhan regulasi dan infrastruktur IT, penyusunan kebijakan, pengembangan sistem dan integrasi modul, bimbingan teknis, sosialisasi, hingga implementasi dan monitoring.
Menanggapi paparan tersebut, Dr. Yulian Fauzi menyatakan ketertarikannya dan akan segera membahasnya di tingkat pimpinan Unib sebagai langkah awal menuju implementasi.
Kegiatan benchmarking diakhiri dengan pertukaran cendera mata berupa plakat institusi serta sesi foto bersama sebagai simbol komitmen kolaborasi kedua perguruan tinggi dalam mendukung transformasi digital layanan pendidikan tinggi. [Purna Herawan | Humas].