SELAIN aktif melaksanakan program pertukaran mahasiswa ke luar negeri, UNIB melalui Unit Pelaksana Teknis Kerjasama dan Layanan Internasional (UPT KSLI)/International Office, juga melaksanakan mobility program bagi staf dosen dan tenaga kependidikan.
Baru-baru ini, tepatnya tanggal 17-20 September 2019 lalu, UPT KSLI sukses mengirim dua orang staf tenaga kependidikan (Tendik) untuk melakukan studi banding ke Universiti of Sains Malaysia (USM).
Dua orang staf Tendik tersebut adalah Internal Auditor Satuan Pengawasan Internal (SPI) UNIB Yudha Prawira yang melakukan studi banding ke Unit Audit Dalam USM, dan staf Tendik Program Studi Kimia Fakultas MIPA UNIB Estty Oktarina yang melakukan studi banding ke School of Pharmaceutical Sciences USM.
Keduanya mengaku sangat senang dan bangga telah melaksanakan staf mobility program yang dikoordinir oleh UPT KSLI/International Office ini. Dengan mengikuti program ini, banyak pengetahuan dan pengalaman didapat yang sangat berguna bagi pengembangan kapasitas diri maupun pengembangan institusi.
“Banyak pengalaman dan pengetahuan yang Saya dapat melalui kegiatan ini, apalagi sejumlah staf senior di Unit Audit Dalam USM sangat mendukung dan mau memberi arahan serta berbagi ilmu pengetahuan kepada Saya tentang bagaimana melaksanakan audit internal secara baik dan professional,” ujar Yudha Prawira dalam notes yang dilansir website UPT KSLI UNIB.
Dijelaskan Yudha, misalnya saja dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Unit Audit Dalam USM, benar-benar mendukung tujuan USM yaitu “Transforming higer education for a sustainable tommorow 2010 laying the foundation” yang berarti tugas universitas tidak hanya terbatas pada mencetak sarjana baru namun juga untuk membangun masa depan yang lebih baik.
Hal tersebut terlihat dari proses kerja audit dalam yang paperless. Konsep kerja paperless ini selain membantu dalam melestarikan lingkungan, juga lebih menguntungkan karena bukti audit dapat dengan cepat ditelusuri dan keamanannya lebih terjaga.
Yudha melihat Unit Audit Dalam USM bekerja dengan sangat efektif dan efisien. Seperti pemanfaatan aplikasi Audit Command Language yang telah maksimal dan perekrutan tenaga IT guna membantu proses pengauditan .
Kepada Yudha pihak Unit Audit Dalam USM juga mengajarkan bagaimana cara pembuatan Kertas Kerja Audit serta Pelaporan Audit yang diterapkan di sana. “Laporan Audit yang dibuat oleh Unit Audit Dalam dilaporkan langsung kepada Audit Commite yang mana Audit Commite ini dipilih langsung oleh Board of Governor, sehingga Independensi mereka benar-benar terjaga,” ujarnya.
Hal penting diamati Yudha lainnya yaitu sistem keamanan Unit Audit Dalam USM yang cukup canggih dan betul-betul mengutamakan keamanan. “Kantornya menggunakan sistem kunci numeric yang membutuhkan kombinasi angka sebagai password-nya. Jadi, tidak sembarang orang bisa masuk ke dalam kantor tersebut. Dengan sistem ini, maka data audit yang ada dalam kantor akan menjadi lebih aman,” demikian Yudha menceritakan.
Estty Oktarina dalam catatannya yang dimuat pada wesite UPT KSLI UNIB mengatakan, dirinya sangat bersyukur bisa mendapatkan kesempatan mengikuti staff mobility program 2019. Sebab dengan kegiatan ini, Dia banyak mendapat pengalaman dan pengetahuan baru khususnya di bidang administrasi akademik tingkat Jurusan/Prodi.
“Dari hasil studi komparasi dan diskusi yang saya lakukan dengan para staf di School of Pharmaceutical Sciences USM, banyak sekali pengetahuan yang saya dapat khususnya terkait sistem administrasi akademik dan tentang standar operasional prosedur (SOP). Jika berbagai sistem itu kita terapkan di UNIB, tentu sangat berguna untuk melakukan penyeragaman dan perbaikan manajamen administrasi akademik khususnya tingkat Jurusan/Prodi,” ujarnya.
Estty menceritakan, pimpinan unit kerja dan para staf School of Pharmaceutical Sciences USM menyambut baik kunjungan studi banding ini. “Mereka ramah-ramah dan mau menceritakan tentang berbagai hal terkait pelaksanaan tugas di unit kerjanya,” ujarnya.
Salah satu staf School of Pharmaceutical Sciences USM yang banyak memberikan informasi kata Estty yaitu Puan Hasmah Idris sebagai Staf Penolong Pendaftar Kanan Bagian Undergraduate. “Pertama sekali dilakukan Puan Hasma Idris adalah menunjukkan Buku SOP (standar operasional prosedur) kepada Saya. Menurutnya, buku SOP ini lah yang menjadi panduan dan sangat membantu pekerjaannya.”
“Kemudian Puan Hasma Idris menunjukkan sistem penyimpanan arsip seperti lembar ujian mahasiswa disimpan secara rapi di sebuah ruangan penyimpanan, tidak dibagikan kepada mahasiswa atau dibuang begitu saja,” ujarnya.
Yang menarik lainnya kata Estty, di sana para staf tidak mengelola uang seperti membuat dokumen SPJ dan tidak memegang uang tunai/cash. Semua uang ada di dalam sistem dan mereka akan mengajukan permohonan dengan mengisi blanko permohonan ke bagian bendahara.
Dari segi keamanan mereka menggunakan pintu ruangan yang hanya bisa diakses oleh staff sehingga orang lain tidak bisa masuk jika tidak memiliki id card. Menariknya lagi, untuk menjadi staff administrasi di USM, ada syarat umur minimal sudah berumur 30 tahun dengan pendidikan tidak mesti S1 tetapi mampu berbahasa Inggris.
“Masih banyak lagi pengalaman dan pengetahuan yang saya dapat dari kegiatan ini. Berbagai pengetahuan tersebut akan saya coba terapkan di unit kerja saya dalam upaya meningkatkan kualitas layanan administrasi dan memberikan pelayanan prima kepada mahasiswa, dosen dan pengguna layanan lainnya,” ucap Estty.[Hms1/ksli].